Forretningsorden

Bestyrelse:

Bestyrelsen består af 4-6 personer. På første møde efter et valg konstituerer bestyrelsen sig med en formand og en sekretær.

Formand:

Formanden er kontaktperson til omverdenen.

Sekretær:

Sekretæren varetager arkivet og sørger for, at mødereferatet sendes til kontaktpersonen i Danmarks Forskningsbiblioteksforenings bestyrelse og til DFs sekretariat. Derudover skal et eksemplar gemmes i FFF’s arkiv.

Medlemmer:

Medlemsregistrering vedligeholdes af Danmarks Forskningsbiblioteksforenings sekretariat.

Møder:

Bestyrelsen mødes 4-5 gange årligt – i år hvor der afholdes konference dog efter behov.

Indkaldelse til møder foretages af det medlem, der lægger lokaler til mødet, senest en uge forinden. Indkaldelse sendes til medlemmer og suppleant.

Referat:

Referatskrivning går på omgang blandt bestyrelsens medlemmer. Referatet sendes til bestyrelsens medlemmer og suppleant. Resumé udarbejdet af referenten offentliggøres på hjemmesiden.

Konference:

Det tilstræbes at der afholdes en national konference hvert andet år.

Valg:

Valg afholdes hvert år efter Danmarks Forskningsbiblioteksforenings Årsmøde. Indkaldelse til valg foretages på fjernlisten og forskbib-l listerne. Såfremt der er flere kandidatforslag end maksimale antal pladser i bestyrelsen, skal der udskrives valg. Kandidatforslag sendes til DFs sekretariat, der sørger for udsendelse af stemmesedler til medlemmerne af FFF. Stemmesedlerne udsendes senest i oktober måned, sådan at valget kan være afsluttet inden udgangen af måneden. Valgresultatet offentliggøres snarest efter valget.

Årsberetning:

Beretning udarbejdes af formanden én gang årligt og offentliggøres i DF-Revy inden årsmødet.

Arkiv:

Alle officielle dokumenter/henvendelser, der sendes eller modtages af bestyrelsen skal arkiveres. Sekretæren har ansvaret for, at det sker. Efter et valg, når en ny sekretær indtræder i funktionen, skal den tidligere sekretær sørge for, at arkivet videregives til den ny sekretær.

Suppleant:

Suppleanten deltager i bestyrelsesmøderne og indtræder som fuldgyldigt medlem, hvis et medlem udtræder eller har orlov i en valgperiode.

Aktiviteter:

Bestyrelsen tilrettelægger og fordeler FFF’s aktiviteter mht. nyhedsbrev, hjemmeside, temadage, konferencer og fællesmøder med DF-organer mv.

Revideret januar 2004