Arrangementskogebog

Her får du hjælp og vejledning, når du skal stå for et arrangement i Danske Fag-, Forsknings- og Uddannelsesbiblioteker. Fra idéfase, gennemførelse, praktiske forhold, økonomi mm. Kontakt DFFU sekretariatet Hanne Dahl for flere informationer - Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

 

 

Arrangementskogebog

for Fora i Danske Fag-, Forsknings- og Uddannelsesbiblioteker

  A. Idèfasen

Arrangementskomite 

Kontaktperson 

Evt. samarbejdspartnere

Forumbestyrelsen får en idé til en konference eller temadag, og man udpeger en arrangementskomite, som laver en indbyrdes arbejdsfordeling så arbejdsbyrderne fordeles. Der aftales en kontaktperson, som er formidleren til/fra sekretariat, Revy, mv.

Da det er et stort arbejde at organisere dette, kan man evt. kontakte andre fora eller evt. andre organisationer for at finde samarbejdspartnere.
  B. Gennemførelsen

 

Idé til program  

Kontakt oplægsholdere

1.  Programudkast:

Ideer til programmet konkretiseres, form og eventuelle oplægsholdere overvejes. Indholdet af indlæg skal defineres klart og aftales, så overlap undgås. Der kan være brug for en endelig koordinering i sidste fase af programlægningen. Der kan endnu ikke indgås bindende aftaler.

 

Tidspunkt for afholdelse

Kontakt til sekretariat  

Konferencested

 

2.  Konferencested og tidspunkt:

Tidspunkt vælges i samarbejde med sekretariatet,Sekretariatet har kendskab til andre arrangementer, som kan afholde deltagere fra at vælge netop vores arrangement, og således at der undgås sammenstød med deraf følgende kapacitetsproblemer.  Konferencested vælges efter kendskab fra tidligere konferencer, Kursuslex, konferencebookingbureauer osv., vedrørende priser, egnethed, størrelse og ledighed. Sekretariatet kan også give forslag til konferencesteder.

 

 

Budget 

Budgetelementer           

 

 

 

 

 

 

 

 

Budgetskema   

Prissætning    

Deltagergebyr:

  - Medlemmer

  - Ikke-medlemmer  

 

Forventet deltagerantal    

Deltagelse af Revy redaktør 

 

 

 

Studenterdeltagelse   

 

Godkendelse af budget  

 

Afregninger ifm temadagen/konferencen 

Aflysning 

3.  Budget udarbejdes: 
 

Der udarbejdes et budget, der omfatter alle direkte omkostninger vedr. arrangementet, herunder

annoncering

-  omkostninger til indlægsholdere, dvs. evt. honorar, transportomkostninger, gaver eller andet, 

- omkostningerne til stedet for arrangementets afholdelse, dvs. forplejning, teknik mm.

- samt indirekte udgifter til sekretariatsbistand, annoncering i DF Revy m.v., leje af pc, internetopkobling    

- fællestransport i bus/taxa til og fra konferencested/station

- arrangementskomiteens deltagelse

-  studenterdeltagere

Når man indhenter priser fra konferencesteder, skal man ikke bare huske al fortæring i forbindelse med måltider og pauser for deltagere, men også eventuelle ekstra måltider og overnatning for arrangører.  Budgetskema rekvireres fra sekretariatet. Skemaet kalkulerer 10 % overhead på alle ikke faste udgifter. De faste poster er f.eks. 6000 kr. for sekretariatsbistand ved internatmøder og 3000 kr. ved temadage, hertil kommer udgifter til porto og annoncering i Revy el.lign.

Man kalkulerer normalt med priser mellem 2500 kr.-3000 kr. for internatmøder, afhængig af pris for konferencested og budgettet i øvrigt. Der bør - alt andet lige - prioriteres forholdsvis billige konferencesteder af hensyn til de betalende institutioners budgetter. Personlige medlemmer af foreningen betaler mindre end ikke-medlemmer (Prisforskellen er normalt prisen for et års personligt medlemskab af Danmarks Forskningsbiblioteksforening).

De fleste budgetter kalkuleres på baggrund af et anslået deltagerantal på normalt 40-50, men mange arrangementer tiltrækker flere, og vil derfor give overskud.
Hvis man efter tilmeldingsfristens udløb har mange flere end kalkuleret med, kan man f.eks. justere ved at få en bedre menu eller vin til maden. Man kan også lade arrangører deltage på konferencens regning, hvis der begynder at tegne sig et stort overskud. Men man skal dog være opmærksom på, at der kan komme udgiftskrævende afbud, og at det budgetterede overhead ikke formindskes. Sekretariatet underrettes løbende om justeringer i budgettet. Hvis man har lavet aftale med DFs redaktør om deltagelse og referering i Revy, skal dennes udgifter til rejse og deltagelse medregnes i budgettet.

Hvis man ønsker at invitere et par studerende til at deltage i arrangementet, skal omkostningerne til deres deltagelse også indregnes i budgettet. Vær opmærksom på at DF i givet fald vil sponsere deres ophold og deltagelse, men ikke deres transport til kursusstedet. – Ved studenterdeltagelse forventes artikel i Revy om arrangementet.

Budgettet og det foreløbige program sendes til godkendelse hos DFs kasserer / Sekretariat inden annonceringen. Efter godkendelse yder DF underskudsgaranti, og komiteen kan indgå bindende aftale på DFs vegne med konferencested og oplægsholdere.

Al afregning sker gennem DFFUs kasserer via foreningens Sekretariat, og alle bilag indsendes til Sekretariatet.

Hvis der viser sig for lidt interesse for arrangementet, skal DFs kasserer kontaktes, før man griber til aflysning.

 

Udsendelse af program mm 

Information på hjemmesiden 

Tilmelding  

Deltagermateriale  

Fakturering  

Navneskilte mm 

Særlige deltageraftaler 

4.  Aftaler laves med DFFUs sekretariat:

Sekretariatet udsender det endelige program og tilmeldingsblanket til Interessekredsens medlemmer eller en større kreds efter aftale. Dette vil ske via e-mail.

Sekretariatet lægger den tilsvarende information på DFFUs hjemmeside, så husk at sende materiale til sekretariatet.
 Der aftales med sekretariatet, hvordan tilmelding skal foregå, og hvordan der skal foregå tilbagemelding til komiteens kontaktperson. Sekretariatet holder styr på hvem og hvor mange, der er tilmeldt.

Sekretariatet udarbejder deltagerlisten og udsender derefter det endelige program og deltagerliste pr mail til alle deltagerne ca. en uge inden afholdelsen af arrangementet.
 Faktura/elektronisk faktura med prisen medlem/ikke-medlem sendes til deltagernes institutioner. Navneskilte og evt. andet materiale udleveres på konferencestedet sammen med eventuelt opdateret program og deltagerliste. Betalingsbetingelser for deltagere der ikke ønsker at deltage i hele arrangementet aftales med sekretariatet. Praksis er, at man reducerer prisen med de direkte udgifter (mad, overnatninger osv.), men ikke med overhead. Aftalen laves med sekretariatet i god tid.

 

Indgåelse af endelig aftale   

Indhold i aftalen  

'

 

Bindende tilmelding

5.  Endelig aftale laves med konferencested:

Når budgettet er godkendt af DFFUs kasserer, kan endelig aftale indgås med konferencestedet.

Man skal huske at aftale sidste frist for afbestilling af det hele eller enkelte dele, da konferencesteder har forskellige praksis. Og man skal vide, hvor mange deltagere man kan få plads til.  Alle aftaler om overnatninger, forplejning, pauser, grupperum, Internet-forbindelser, AV-udstyr osv. skal med. Man skal også vide, hvad prisen er ved udeblivelse / sygdom.  

Den tilmeldingsfrist man giver i annonceringsmaterialet, skal være bindende, så man kan give besked til konferencestedet og opfylde sine forpligtelser i den retning. Institutioner kan evt. vælge at sende en anden person ved frafald.

 

Revy kalender når overskrift og tidspunkt er fastlagt 

Endeligt program udsendes

Information til Revys redaktør 

Direkte mail

6.  Annoncering:

Når overskriften for konferencen er lavet og tidspunktet er fastlagt, skal man få lagt oplysningen i Revys kalender (kontakt redaktøren) og begynde annoncering på DFFUs hjemmeside (kontakt sekretariatet) og foras hjemmesider (kontakt den ansvarlige i eget forum).

Når det endelige program er lavet, udsendes det til Forummedlemmer pr. mail, via Forskbib-L eller en større kreds efter aftale med sekretariatet. Det endelige program sendes også til Revys redaktør. Man kan med fordel også annoncere på andre nordiske e-maillister, eller i andre tidsskrifter.

Sekretariatet kan sende direkte mail til tidligere deltagere i det aktuelle forums seneste arrangement.

 

Email tilmelding til Sekretariatet  

Information via e-mail til alle deltagere 

 

Navneskilte

Elektronisk faktura

7. Tilmelding:

Sekretariatet modtager de elektroniske tilmeldinger løbende og holder organisationskomiteen orienteret om, hvordan det går.

Sekretariatet laver på den baggrund den endelige deltagerliste, navneskilte og fakturaer.  

Ca. en uge inden temadagen/konferencen sendes e-mail til alle deltagere indeholdende praktiske informationer, deltagerliste og  endeligt program. 

Med post sendes navneskilte til en aftalt kontaktperson i forum.

Elektronisk faktura sendes til deltagerne.

  C.  Konferencen afholdes:

Velkomst, indledning og introduktion  

 Afslutning

Under konferencen skal komiteen have klare aftaler om, hvem der byder velkommen og indleder og introducerer talerne. Når en ny interessekreds holder sit første arrangement eller ved andre særlige lejligheder, vil DF gerne deltage og byde velkommen.  

Navneskilte indsamles og returneres til sekretariatet.

  D.  Efter konferencen:

Evalueringsskema 

1.  Evalueringsskemaer
Evalueringsskemaer udleveres/udsendes pr. mail til deltagerne sammen med program og deltagerliste. (Vi har ikke noget evalueringsskema pt. og endnu har ingen efterlyst det).

 

Endeligt regnskab

Status

2.  Endeligt regnskab for konferencen / temadagen 

Det endelige regnskab for konferencen er mindst et par måneder undervejs, da en del indbetalinger er forsinkede. Men status eller endeligt regnskab sendes fra sekretariatet til forumbestyrelsen så hurtigt som muligt, og Sekretariatet vil til enhver tid være i stand til at give et foreløbigt estimat af over-/underskud.

  Bemærk venligst:
Omfanget af servicen fra sekretariatets side vil være afhængig af konferencens tidsmæssige placering og sekretariatets øvrige forpligtigelser i konferencens forberedelsesfase. Derfor: træf aftaler i god tid, så aktivitetssammenstød kan indgås. Sekretæren kan forlægge disse sammenstød for DFs bestyrelse til prioritering.